Zásady ochrany osobných údajov

Kto spracúva vaše osobné údaje

Podujatie spoluorganizuje Mesto Nitra prostredníctvom Kreatívneho centra Nitra (KCN), v ktorého priestoroch sa koná.

Registrácia na podujatie prebieha prostredníctvom platformy Luma.

HackNitra o.z. spracúva údaje potrebné na organizáciu a realizáciu podujatia.

HackNitra o.z. a Mesto Nitra sú pri spracúvaní registračných údajov samostatnými prevádzkovateľmi. HackNitra o.z. zodpovedá za spracúvanie údajov na organizáciu a realizáciu podujatia, Mesto Nitra za spracúvanie údajov, ku ktorým má ako spoluorganizátor prístup.

Účastníci môžu svoje práva uplatniť kontaktovaním príslušného prevádzkovateľa.

Aké osobné údaje spracúvame

Pri registrácii a účasti na podujatí Tvor AI Ty Build Day môžeme spracúvať najmä:

• meno a priezvisko,
• e-mailovú adresu,
• telefónne číslo, ak je potrebné,
• údaje o registrácii a účasti na podujatí,
• názov tímu a informácie o zaradení účastníka do tímu,
• informácie o prihlásenom projekte alebo nápade,
• informácie o alergiách, stravovacích obmedzeniach alebo zdravotných potrebách (napríklad bezbariérový prístup), ak ich dobrovoľne uvediete,
• fotografie a audiovizuálne záznamy z podujatia,
• ďalšie údaje dobrovoľne uvedené pri registrácii alebo potrebné na organizáciu podujatia.

Registračné údaje nám poskytujete pri registrácii cez platformu Luma. Ostatné údaje, napríklad o tíme a projekte, nám poskytujete priamo pred podujatím alebo počas neho.

Rozsah povinných a dobrovoľných údajov je uvedený v registračnom formulári. Bez povinných údajov nie je možné registráciu dokončiť. Neposkytnutie dobrovoľných údajov nemá vplyv na vašu účasť.

Pri záverečnej prezentácii projektov môžeme spracúvať údaje o ich autoroch a členoch tímov.

Údaje o alergiách, stravovacích obmedzeniach a zdravotných potrebách patria medzi osobitné kategórie osobných údajov. Spracúvame ich iba s vaším výslovným súhlasom a iba na zabezpečenie stravovania a prístupnosti počas podujatia.

Fotografie a audiovizuálne záznamy z podujatia spracúvame podľa pravidiel uvedených v časti 3.

Na aké účely údaje používame

Registrácia a organizácia podujatia

Údaje používame na:

• prijatie a potvrdenie registrácie,
• evidenciu účastníkov a tímov,
• zasielanie organizačných informácií,
• informovanie o zmenách programu,
• komunikáciu pred podujatím, počas neho a bezprostredne po jeho skončení,
• organizáciu tímovej práce, workshopov a prezentácií projektov,
• vyhodnotenie podujatia a jeho administratívne spracovanie.

Organizačná komunikácia súvisiaca s registráciou nie je marketingovou komunikáciou.

Prezentované projekty

Po skončení podujatia môžeme na webe a sociálnych sieťach HackNitra o.z. zverejniť názvy tímov, mená ich členov a názvy a stručné opisy projektov predstavených na záverečnej prezentácii.

Ak nechcete, aby sme vaše meno zverejnili, napíšte nám na ahoj@hacknitra.sk.

Fotografie a audiovizuálne záznamy

Počas podujatia fotografujeme a nakrúcame, aby sme zdokumentovali jeho priebeh a informovali verejnosť o aktivitách HackNitra o.z. a Kreatívneho centra Nitra. Zábery môžeme zverejniť na webe hacknitra.sk a na profiloch HackNitra o.z. na sociálnych sieťach. Fotografie a videá z podujatia môže na svojich sociálnych sieťach zverejniť aj Mesto Nitra vrátane Kreatívneho centra Nitra.

Celkové a reportážne zábery z podujatia spracúvame na základe oprávneného záujmu. O fotografovaní vás informujeme na mieste konania. Ak nechcete byť zachytení, povedzte nám to pri príchode a budeme sa vás snažiť nezachytiť. Proti zverejneniu záberu, na ktorom ste, môžete kedykoľvek namietať na ahoj@hacknitra.sk a záber z našich kanálov odstránime. Ak záber zverejnilo Mesto Nitra, vašu námietku mu postúpime. Namietať môžete aj priamo u jeho zodpovednej osoby na zodpovednaosoba@somi.sk.

Zábery, na ktorých ste hlavnou postavou, napríklad portréty alebo rozhovory, použijeme na propagáciu budúcich podujatí iba s vaším súhlasom.

Marketingová komunikácia

Ak pri registrácii udelíte samostatný dobrovoľný súhlas, budeme vám e-mailom posielať informácie o pripravovaných podujatiach a aktivitách HackNitra o.z. a Kreatívneho centra Nitra.

Súhlas udeľujete HackNitra o.z. aj Mestu Nitra, pod ktoré Kreatívne centrum Nitra patrí. Každý z nich používa vašu e-mailovú adresu na tento účel ako samostatný prevádzkovateľ.

Marketingový súhlas nie je podmienkou registrácie ani účasti na podujatí.

Účastníci mladší ako 18 rokov

Marketingový súhlas za osobu mladšiu ako 16 rokov udeľuje jej zákonný zástupca. Zábery, na ktorých je osoba mladšia ako 18 rokov hlavnou postavou, použijeme na propagáciu iba so súhlasom jej zákonného zástupcu.

Právne základy spracúvania

HackNitra o.z.

Pre jednotlivé účely spracúvame osobné údaje na týchto právnych základoch:

Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR plnenie zmluvy

registrácia a účasť na podujatí, organizačná komunikácia, tímová práca, workshopy a prezentácie projektov.

Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR oprávnený záujem

dokumentovanie podujatia a informovanie verejnosti prostredníctvom celkových a reportážnych záberov, zverejnenie prezentovaných projektov, bezpečnosť počas podujatia a preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR zákonná povinnosť

plnenie povinností, ktoré nám ukladajú právne predpisy.

Čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR súhlas

marketingová komunikácia a propagačné použitie záberov, na ktorých ste hlavnou postavou.

Čl. 9 ods. 2 písm. a) GDPR výslovný súhlas

údaje o alergiách, stravovacích obmedzeniach a zdravotných potrebách.

Ak je spracúvanie založené na oprávnenom záujme, posudzujeme jeho primeranosť a vplyv na práva účastníkov. Proti takému spracúvaniu môžete kedykoľvek namietať (časť 7).

Mesto Nitra

Mesto Nitra spracúva osobné údaje účastníkov ako samostatný prevádzkovateľ na týchto právnych základoch:

Čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR úloha vo verejnom záujme

spoluorganizácia podujatia prostredníctvom Kreatívneho centra Nitra a informovanie verejnosti o jeho aktivitách vrátane zverejňovania fotografií a videí na sociálnych sieťach.

Čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR súhlas

zasielanie informácií o pripravovaných podujatiach a aktivitách Kreatívneho centra Nitra.

Proti spracúvaniu na základe úlohy vo verejnom záujme môžete namietať (časť 7).

Komu môžeme údaje poskytnúť

Platforma Luma

Registrácia na podujatie Tvor AI Ty Build Day prebieha prostredníctvom platformy Luma, ktorú prevádzkuje spoločnosť Luma Labs, Inc. so sídlom v USA.

Údaje, ktoré pri registrácii uvediete, spracúva Luma aj podľa vlastných zásad ochrany osobných údajov, najmä pri správe vášho účtu na platforme: https://luma.com/privacy-policy

HackNitra o.z. ako organizátor získava prostredníctvom platformy Luma registračné údaje potrebné na organizáciu podujatia.

Odkaz na zásady platformy Luma slúži ako doplňujúca informácia a nenahrádza povinnosti HackNitra o.z. informovať účastníkov o vlastnom spracúvaní osobných údajov.

Mesto Nitra – Kreatívne centrum Nitra

Mesto Nitra má ako spoluorganizátor podujatia prístup k registračným údajom v rozsahu potrebnom na spoluorganizáciu podujatia a zabezpečenie jeho priestorov. Tieto údaje spracúva ako samostatný prevádzkovateľ.

Mentori a partneri podujatia

Mentorom a lektorom workshopov sprístupňujeme mená účastníkov, názvy tímov a informácie o projektoch v rozsahu potrebnom na prácu s tímami.

Partnerom a sponzorom podujatia poskytujeme vaše kontaktné údaje iba s vaším súhlasom.

Ďalší poskytovatelia služieb

Podľa potreby môžeme využívať poskytovateľov technických, organizačných a komunikačných služieb, napríklad formulárové služby, e-mailové systémy alebo cloudové úložiská.

Takíto poskytovatelia môžu spracúvať osobné údaje iba v rozsahu zodpovedajúcom ich úlohe a príslušnému právnemu vzťahu.

Platforma Luma a niektorí ďalší poskytovatelia môžu spracúvať údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, najmä v USA. Prenos sa v takom prípade uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti ochrany, napríklad pre spoločnosti zapojené do rámca EÚ – USA pre ochranu osobných údajov (Data Privacy Framework), alebo na základe štandardných zmluvných doložiek schválených Európskou komisiou. Informácie o použitých zárukách a ich kópiu vám na požiadanie poskytneme na ahoj@hacknitra.sk.

Ako dlho údaje uchovávame

Registračné údaje uchovávame počas prípravy a realizácie podujatia a najviac 12 mesiacov po jeho skončení, pokiaľ nie je potrebné dlhšie uchovávanie na splnenie zákonných povinností alebo ochranu právnych nárokov.

Údaje, pre ktoré platí zákonná lehota uchovávania, uchovávame počas tejto lehoty.

E-mailové adresy spracúvané na marketingové účely HackNitra o.z. uchovávame do odvolania súhlasu, najdlhšie však 5 rokov od jeho udelenia, ak súhlas nebol medzičasom obnovený.

Údaje o alergiách, stravovacích obmedzeniach a zdravotných potrebách vymažeme najneskôr 30 dní po skončení podujatia.

Zverejnené fotografie, záznamy a informácie o projektoch ponechávame ako archív podujatia, kým proti tomu nenamietnete. Nezverejnené zábery vymažeme najneskôr 2 roky po skončení podujatia.

Mesto Nitra uchováva e-mailové adresy na zasielanie informácií o podujatiach a aktivitách Kreatívneho centra Nitra do odvolania súhlasu, najdlhšie 5 rokov od jeho udelenia. Ostatné doby uchovávania používané Mestom Nitra sú uvedené v jeho samostatných zásadách ochrany osobných údajov. Údaje o vašom účte na platforme Luma uchováva Luma podľa vlastných zásad.

Po uplynutí príslušnej doby údaje vymažeme alebo anonymizujeme, ak ich ďalšie uchovávanie nie je právne odôvodnené.

Vaše práva

Podľa podmienok GDPR máte právo:

• na prístup k svojim osobným údajom,
• na opravu nesprávnych alebo neúplných údajov,
• na vymazanie osobných údajov,
• na obmedzenie spracúvania,
• namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme alebo na plnení úlohy vo verejnom záujme,
• kedykoľvek namietať proti priamemu marketingu,
• na prenosnosť údajov, ak sú splnené zákonné podmienky,
• odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase,
• podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu.

Vo veciach spracúvania osobných údajov HackNitra o.z. nás môžete kontaktovať na: ahoj@hacknitra.sk

Na vašu žiadosť odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od jej doručenia.

Vo veciach spracúvania osobných údajov Mestom Nitra môžete kontaktovať: zodpovednaosoba@somi.sk

Odvolanie marketingového súhlasu

Marketingový súhlas môžete kedykoľvek odvolať, najmä prostredníctvom odkazu na odhlásenie v marketingovom e-maile alebo kontaktovaním príslušného prevádzkovateľa. Ak súhlas odvoláte u HackNitra o.z., oznámime to aj Mestu Nitra.

Rovnako môžete kedykoľvek odvolať súhlas s propagačným použitím záberov alebo so spracúvaním údajov o zdraví, a to na ahoj@hacknitra.sk.

Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania uskutočneného pred jeho odvolaním.

Odvolanie marketingového súhlasu nemá vplyv na registráciu ani na nevyhnutnú organizačnú komunikáciu.

Automatizované rozhodovanie

HackNitra o.z. nevykonáva pri registrácii na podujatie automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania, ktoré by malo právne účinky alebo obdobne významne ovplyvňovalo účastníkov.

Ochrana osobných údajov

HackNitra o.z. prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov.

Prístup k údajom majú iba osoby a poskytovatelia služieb, ktorí ho potrebujú na plnenie svojich úloh.

Osobné údaje neposkytujeme tretím stranám na ich vlastný marketing bez zodpovedajúceho právneho základu.

Sťažnosti

Ak sa domnievate, že spracúvanie vašich osobných údajov porušuje GDPR, môžete kontaktovať príslušného prevádzkovateľa alebo podať sťažnosť na:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Galvaniho 7/B
821 04 Bratislava
https://dataprotection.gov.sk

Zmeny zásad

Tieto zásady môžeme aktualizovať v prípade zmien právnych predpisov, organizačných postupov alebo spôsobov spracúvania osobných údajov.

Aktuálna verzia je dostupná na: hacknitra.sk/sukromie

Posledná aktualizácia: 8. 10. 2026